DOBRE PRAKTYKI Anonimizacja danych – dlaczego nie warto korzystać z Adobe Acrobat Pro?

W dobie coraz bardziej restrykcyjnych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak RODO czy HIPAA, prawidłowa anonimizacja dokumentów stała się kluczowym procesem w wielu organizacjach. Firmy i instytucje publiczne zobowiązane są do skutecznego usuwania lub maskowania wrażliwych informacji, aby uniknąć ryzyka naruszenia prywatności oraz potencjalnych kar finansowych.

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi wspierających anonimizację danych, jednak ich skuteczność i funkcjonalność znacząco się różnią. Jednym z powszechnie stosowanych programów jest Adobe Acrobat Pro, który oferuje podstawowe możliwości redakcji treści w plikach PDF. Jednak czy jest to najlepsze rozwiązanie do anonimizacji danych?

W niniejszym artykule porównamy Adobe Acrobat Pro z Redact – specjalistycznym narzędziem do anonimizacji, które zapewnia automatyczne wykrywanie i ukrywanie danych osobowych w dokumentach. Przeanalizujemy, dlaczego Adobe Acrobat Pro może nie być najlepszym wyborem w tym zakresie dla poszczególnych organizacji oraz jakie korzyści niesie za sobą zastosowanie Redact.

Adobe Acrobat Pro to popularne oprogramowanie do edycji i przetwarzania plików PDF. Jedną z jego funkcji jest możliwość redagowania treści poprzez ręczne zaznaczanie i ukrywanie określonych fragmentów dokumentu.

Jednak w kontekście anonimizacji danych program ten ma szereg istotnych ograniczeń, które mogą powodować problemy w codziennej pracy:

1. Ręczny proces anonimizacji

Adobe Acrobat Pro nie oferuje automatycznego wykrywania danych osobowych. Każdy fragment tekstu wymagający ukrycia musi zostać ręcznie zaznaczony przez użytkownika, co oznacza:

• Ryzyko błędów ludzkich – łatwo przeoczyć fragmenty zawierające dane osobowe, zwłaszcza w dużych dokumentach.
• Czasochłonność – w przypadku setek stron ręczna anonimizacja staje się niezwykle uciążliwa i wymaga dużego nakładu pracy.
• Brak spójności – różni pracownicy mogą stosować różne metody anonimizacji, co może prowadzić do niespójnego efektu końcowego.

2. Ograniczone formaty plików

Adobe Acrobat Pro działa głównie na plikach PDF. Oznacza to, że dokumenty w formatach Word, Excel czy PowerPoint muszą najpierw zostać przekonwertowane na PDF, co:

• Może powodować utratę formatowania i błędy w układzie treści.
• Wydłuża proces anonimizacji, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z dużą liczbą plików o różnorodnych formatach.

3. Brak wsparcia dla anonimizacji obrazów i skanów

Chociaż Adobe Acrobat Pro pozwala na ukrywanie tekstu, nie posiada zaawansowanych funkcji automatycznego wykrywania danych na obrazach. W przypadku skanów dokumentów lub faktur, użytkownik musi ręcznie przeglądać i zamazywać dane, co jest czasochłonne i zwiększa ryzyko pominięcia istotnych informacji.

Redact to zaawansowane narzędzie stworzone z myślą o automatyzacji procesu anonimizacji. W przeciwieństwie do Adobe Acrobat Pro, wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do identyfikowania i ukrywania wrażliwych danych w dokumentach, co eliminuje konieczność ręcznej pracy.

1. Automatyczna anonimizacja

Redact potrafi automatycznie wykrywać i ukrywać 23 typy informacji, w tym:

• Numery PESEL, NIP, REGON
• Adresy e-mail i numery telefonów
• Dane kart kredytowych i kont bankowych
• Nazwiska, adresy i identyfikatory firmowe

Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie przeszukiwać dokumentów – system sam wykrywa dane i anonimizuje je w kilka sekund, ze wsparcie sztucznej inteligencji.

2. Obsługa wielu formatów plików

Redact nie ogranicza się do PDF – obsługuje aż 18 formatów, w tym:

• Word (.doc, .docx)
• Excel (.xls, .xlsx)
• PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Pliki tekstowe (.txt)
• Pliki graficzne (jpg, png, bmp)
• Skany dokumentów

Oznacza to, że anonimizacja może odbywać się bez konieczności konwersji plików, co oszczędza czas i eliminuje problemy z formatowaniem.

3. Wsparcie dla anonimizacji obrazów i skanów

Redact potrafi automatycznie wykrywać dane osobowe na obrazach i w zeskanowanych dokumentach, co stanowi ogromną przewagę nad Adobe Acrobat Pro. Oprogramowanie analizuje treści graficzne, rozpoznaje tekst i stosuje odpowiednie techniki anonimizacji.

4. Intuicyjny interfejs i praca zespołowa

Redact oferuje intuicyjny interfejs użytkownika, dzięki czemu nawet osoby bez doświadczenia w anonimizacji mogą szybko i skutecznie używać programu. Dodatkowo, narzędzie umożliwia pracę zespołową, dzięki czemu kilka osób może jednocześnie współpracować nad dokumentami.

Chociaż Adobe Acrobat Pro jest solidnym narzędziem do edycji plików PDF, jego funkcjonalność w zakresie anonimizacji danych jest mocno ograniczona. Brak automatycznej anonimizacji, obsługi różnych formatów plików oraz wsparcia dla obrazów i skanów sprawia, że nie jest to optymalne rozwiązanie dla organizacji, które chcą zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi i efektywnie chronić dane osobowe.

Z kolei Redact oferuje kompleksowe, szybkie i w pełni zautomatyzowane podejście do anonimizacji, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów. Jeśli Twoja firma lub instytucja publikuje dokumenty zawierające dane osobowe, Redact będzie znacznie lepszym wyborem niż Adobe Acrobat Pro.