DOBRE PRAKTYKI Jak zrobić anonimizację? Jakie są najczęściej popełniane błędy?

W dobie cyfrowej transformacji ochrona danych osobowych staje się nie tylko obowiązkiem prawnym, ale i filarem zaufania klientów. Wraz z wejściem w życie RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679), organizacje – zarówno publiczne, jak i prywatne – zobowiązane są do skutecznego zabezpieczania informacji wrażliwych. Jednym z najważniejszych procesów w tym zakresie jest anonimizacja danych.

Ale czym dokładnie jest anonimizacja? Kiedy należy ją stosować i jak uniknąć najczęstszych błędów? O tym w niniejszym artykule.

Anonimizacja to proces przekształcania danych osobowych w taki sposób, aby uniemożliwić identyfikację osoby, której te dane dotyczą – zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio. W przeciwieństwie do pseudonimizacji, anonimizacja jest nieodwracalna. Oznacza to, że po jej wykonaniu dane przestają być „danymi osobowymi” w rozumieniu RODO.

Anonimizacji mogą podlegać m.in.:

• imię, nazwisko, PESEL, adres,
• numery kont bankowych, dane zdrowotne,
• dane lokalizacyjne, adresy IP,
• dane biometryczne (np. odciski palców, skany siatkówki oka).

Kiedy wymagane jest stosowanie anonimizacji?

Zgodnie z RODO oraz Ustawą o dostępie do informacji publicznej, anonimizacja staje się obowiązkiem, gdy dane są udostępniane publicznie, ale nie są istotne dla realizacji celu przetwarzania. Przykłady obejmują:

• publikację orzeczeń sądowych,
• udostępnianie protokołów z posiedzeń rad miejskich,
• raporty finansowe zawierające dane osobowe,
• dokumentację medyczną przekazywaną do celów naukowych.

Pomimo dobrych intencji, wiele organizacji nadal popełnia poważne błędy w procesie anonimizacji. Oto najczęstsze z nich:

1. Błędna identyfikacja danych wrażliwych

Wiele systemów opiera się jedynie na wykrywaniu danych PESEL, imion czy adresów e-mail, pomijając bardziej subtelne informacje identyfikujące – np. numer polisy, dane z podpisu czy informacje lokalizacyjne.

2. Zbyt ogólna anonimizacja lub zbyt głęboka redakcja

Zdarza się, że dokumenty są nadmiernie zaczerniane, co pozbawia je wartości merytorycznej. Innym razem – anonimizacja jest zbyt powierzchowna i pozostawia dane umożliwiające identyfikację.

3. Brak standaryzacji procesu

Gdy proces anonimizacji nie jest ustandaryzowany, pracownicy stosują różne podejścia, co zwiększa ryzyko błędów i niespójności w dokumentach.

4. Nieprawidłowe przetwarzanie dokumentów zeskanowanych

Często pomija się fakt, że skany dokumentów to obrazy – ich treść musi zostać rozpoznana za pomocą OCR. Jeśli technologia jest niewystarczająca, dane mogą zostać pominięte.

5. Brak walidacji końcowej

Po anonimizacji nie dokonuje się ponownej analizy dokumentów, co może skutkować ujawnieniem informacji przez nieuwagę.

1. Zidentyfikuj dane wrażliwe – także w mniej oczywistych miejscach – nie tylko w tabelach czy formularzach, ale też w opisach, notatkach
2. Ustal reguły anonimizacji – zdefiniuj szablony i kryteria dla różnych typów dokumentów.
3. Zautomatyzuj proces – szczególnie w przypadku dużych wolumenów danych.
4. Użyj narzędzia OCR – aby rozpoznawać dane w zeskanowanych dokumentach (również niskiej jakości) i obrazach.
5. Weryfikuj rezultaty – zanim udostępnisz dane, upewnij się, że anonimizacja została wykonana poprawnie.

Właśnie tu z pomocą przychodzi Redact – zaawansowane narzędzie do automatycznej anonimizacji danych, stworzone z myślą o firmach i instytucjach publicznych. Redact wspiera pełen proces zgodny z przepisami RODO i oferuje:

• automatyczne rozpoznawanie 23 typów danych wrażliwych w 80 językach,
• skuteczny OCR działający nawet na skanach niskiej jakości i dokumentach wielojęzycznych,
• obsługę 25 formatów plików (PDF, DOCX, JPG itd.),
• możliwość edycji wersji roboczej anonimizowanego pliku,
• gotowe wzory redakcji (również ze wsparciem AI)elastyczne szablony redakcji,
• pełną historię operacji i kontrolę dostępu.

Dzięki temu Redact nie tylko automatyzuje proces, ale też redukuje ryzyko błędów ludzkich. Możliwość pracy zespołowej nad dokumentami, przywracanie zaczernień i precyzyjna anonimizacja danych nawet w kontekście gramatycznym (np. Jan, Jana, Janowi) to cechy, które czynią to narzędzie wyjątkowym.

Przykład: Firma prawnicza korzystająca z Redact może w kilka minut przygotować setki dokumentów sądowych do publikacji, eliminując ryzyko ujawnienia danych stron postępowania.

Anonimizacja to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale także dowód na odpowiedzialne podejście do prywatności. W erze danych, gdzie każdy przeciek może oznaczać kryzys wizerunkowy lub sankcje finansowe, warto inwestować w sprawdzone narzędzia i standardy.

Pamiętaj: to nie wystarczy zacząć anonimizować – trzeba to robić dobrze. A w tym może pomóc technologia, która nie zawiedzie. Taką technologią jest Redact.