Wersja 07.10.2024
Przed rozpoczęciem korzystania z Systemu Redact powinieneś dokładnie zapoznać się z niniejszą polityką prywatności, która reguluje przetwarzanie Twoich danych osobowych w Systemie Redact i tym samym stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
1. Administrator danych osobowych
System Redact jest własnością i jest utrzymywany przez firmę FORDATA Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, 61-819, ul. Taczaka 24/302, wpisaną do rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego – KRS pod numerem 0000324804, NIP 634-270-95-49, REGON 241110970, która jest Administratorem danych osobowych użytkowników Systemu Redact, czyli podmiotem odpowiedzialnym za ich przetwarzanie.
FORDATA jest również podmiotem przetwarzającym („Procesorem”) danych zawartych w dokumentach przetwarzanych w Systemie Redact, które umieszczasz lub do których masz dostęp na podstawie Umowy pomiędzy FORDATA, a Zamawiającym („Umowa”).
Niniejsza polityka prywatności reguluje wyłącznie przetwarzanie danych osobowych użytkowników Systemu Redact. Przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach umieszczanych w Systemie Redact uregulowane jest w Umowie między FORDATA, a Zamawiającym.
We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych w Systemie Redact można się skontaktować z Administratorem za pomocą adresu e-mail: support@fordatagroup.com.
2. Zasady ochrony prywatności
Twoje dane osobowe przetwarzamy zgodnie z przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej „RODO”).
3. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
Dane, które przetwarzamy w związku z korzystaniem z Systemu Redact, to w szczególności:
- Imię, nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu Użytkownika w celu założenia konta oraz umożliwienia dostępu do Systemu Redact tj. realizacji Umowy zawartej z Klientem (art. 6 ust. 1 lit f) RODO) oraz w celu korzystania z Systemu Redact (w tym świadczenia usług wsparcia technicznego), zgodnie z zawartą umową z użytkownikiem Systemu Redact (którą jest Regulamin Systemu Redact) tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) RODO. W przypadku korzystania z Systemu Redact w celach testowych (usługa Redact Trial), przetwarzamy dane w postaci adresu firmowego e-mail oraz numeru telefonu w celu realizacji zawartej umowy (art. 6 ust.1 lit b) RODO);
- Adres e-mail oraz numeru telefonu w celu kontaktu dotyczącego monitorowania jakości usług świadczonych przez Administratora, raportowania i zarządzanie pracą działu obsługi klienta, usuwania błędów i nieprawidłowego działania Systemu Redact, pozyskiwania informacji niezbędnych do rozwoju Systemu Redact tj. na podstawie art. 6 ust 1 lit f RODO;
- Adres IP w celu umożliwienia dostępu do Systemu Redact tj. realizacji Umowy zawartej z Zamawiającym (art. 6 ust 1 lit f) RODO), jak również w celu zapewnienia bezpieczeństwa Systemu Redact, dla celów diagnostycznych i dla oceny działania Systemu Redact. Podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym w tym wypadku jest ulepszanie jakości oferowanych przez Administratora usług świadczonych w Systemie Redact;
- Pliki cookies i inne podobne mechanizmy zgodnie z p. 7 i 8 niniejszej Polityki na podstawie art. 6 ust 1 lit f) RODO.
4. Przez jaki okres przetwarzamy dane osobowe?
Dane osobowe Użytkowników będziemy przetwarzać wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane tj.: przez okres trwania Umowy z Zamawiającym lub, w przypadku zakończenia przez Ciebie korzystania z Systemu Redact i powiadomienia o tym Administratora – do czasu złożenia przez Ciebie sprzeciwu wobec dalszego ich przetwarzania. W przypadku zawarcia umowy na testowanie Systemu Redact – przez okres trwania umowy dotyczącej testowania.
Dane osobowe będą również przetwarzane przez okres przewidziany w przepisach prawa dla dochodzenia lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
Jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie udzielonej przez Ciebie odrębnie zgody, będziemy je przetwarzać przez okres wskazany w oświadczeniu o udzieleniu zgody, jednak nigdy nie dłużej niż do czasu jej cofnięcia.
5. Twoje prawa
Posiadasz prawo dostępu do treści swoich danych oraz uzyskania ich kopii, prawo do sprostowania danych, gdyby okazały się niekompletne lub błędne, prawo do usunięcia swoich danych (w przypadku zakończenia dostępu do Systemu Redact) lub ograniczenia ich przetwarzania, prawo do przenoszenia danych do innego administratora oraz w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
Ponadto posiadasz prawo wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania Twoich danych.
Ze wszystkich wskazanych powyżej praw możesz skorzystać kontaktując się z nami pod adresem: support@fordatagroup.com. Wystarczy, że opiszesz nam prawo, z którego chcesz skorzystać. W celu realizacji przysługujących Tobie praw, w szczególności w celu dokonania identyfikacji, możemy poprosić Ciebie o podanie nam dodatkowych informacji.
Możesz także wnieść skargę do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uznasz, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
6. Odbiorcy twoich danych
Będziemy udostępniać Twoje dane wyłącznie naszym zaufanym partnerom tj. podmiotom wspierającym nas w zakresie świadczonych przez nas usług, takim jak: dostawcy usług technologicznych, dostawcy usług związanych z obsługą klienta, dostawcy usług związanych z analizą Systemu Redact pod kątem bezpieczeństwa.
W przypadku, gdy któryś z naszych dostawców posiada siedzibę w kraju znajdującym się poza terytorium EOG, w każdym przypadku upewniamy się, że zapewnia on odpowiednie gwarancje bezpieczeństwa danych, których potwierdzeniem jest posiadanie stosownego certyfikatu np. Privacy Shield (w odniesieniu do podmiotów z USA), który można sprawdzić klikając na poniższy link: https://privacyshield.gov/list lub podpisane z nami Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję.
Przekazujemy dane osobowe również podmiotom z państw trzecich na podstawie art. 45 ust. 1 RODO, bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń i zgód.
7. Gromadzenie innych danych anonimowych
Automatycznie rejestrowane są tylko informacje techniczne, takie jak typ przeglądarki internetowej, system operacyjny, liczba i daty Państwa wizyt oraz historia Twojej aktywności w Systemie Redact. Dane techniczne są analizowane tylko i wyłącznie pod kątem podniesienia atrakcyjności i funkcjonalności Systemu Redact.
8. Polityka plików Cookies
Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są na dysku komputera Użytkownika i przeznaczone są do korzystania z Systemu Redact. Cookies zazwyczaj zawierają adres internetowy danej instancji Systemu Redact, czas przechowywania ich na dysku komputera oraz unikalny numer.
Podmiotem zamieszczającym na dysku komputera Użytkownika pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest FORDATA.
Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
- dostosowania zawartości Systemu Redact do preferencji użytkowników oraz optymalizacji korzystania z Systemu Redact; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika i odpowiednio wyświetlić zawartość strony, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb,
- tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają z Systemu Redact, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości,
- utrzymania sesji Użytkownika (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Systemu Redact ponownie wpisywać loginu i hasła.
W ramach Systemu Redact stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są na dysku komputera Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia Systemu Redact lub wyłączenia przeglądarki internetowej. „Stałe” pliki cookies przechowywane są na dysku komputera użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.
W ramach Systemu Redact stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
- „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z funkcjonalności dostępnych w ramach Systemu Redact, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do autoryzacji przy logowaniu,
- „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania z Systemu Redact,
- „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka czy rozmiaru czcionki.
W wielu przypadkach przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies na dysku komputera Użytkownika. Użytkownicy mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu na dysku komputera Użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach przeglądarki.
Dostawca informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w Systemie Redact.
Pliki cookies zapisywane przez FORDATA na urządzeniu końcowym Użytkownika nie służą identyfikacji Użytkownika i na ich podstawie nie jest ustalana tożsamość Użytkownika.
9. Kontakt
Jeśli masz pytania czy uwagi dotyczące naszej Polityki Prywatności lub jakiejkolwiek części Systemu Redact, prosimy o kontakt pod adresem mailowym support@fordatagroup.com
10. Postanowienia końcowe
Niniejsza Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem 07.10.2024 roku. Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji i zmiany niniejszej polityki poprzez publikację nowej wersji na tej stronie i poinformowanie o takiej zmianie Użytkowników. W sprawach nieuregulowanych niniejszą polityką stosuje się przepisy RODO oraz inne przepisy prawa polskiego.