DANE OSOBOWE Obowiązki i zadania Inspektora Ochrony Danych w organizacji

Zgodnie z art. 39 RODO, do głównych zadań Inspektora Ochrony Danych należą:

1. Informowanie i doradzanie administratorowi danych oraz pracownikom przetwarzającym dane o obowiązkach wynikających z RODO i innych przepisów.
2. Monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych oraz polityk organizacji dotyczących ochrony danych, w tym przydział zadań, podnoszenie świadomości, szkolenia personelu oraz przeprowadzanie audytów.
3. Szkolenie personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania danych osobowych.
4. Udzielanie zaleceń co do przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz monitorowanie jej wykonania.
5. Współpraca z organem nadzorczym, w Polsce z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
6. Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w sprawach związanych z przetwarzaniem danych, w tym w razie naruszeń.

IOD powinien działać niezależnie i nie może być karany ani odwołany za realizację swoich zadań. Organizacja ma obowiązek zapewnić mu odpowiednie środki i wsparcie.

Anonimizacja danych osobowych to proces nieodwracalnego zaczernienia (ukrycia) elementów identyfikujących osoby fizyczne, tak aby dane nie mogły zostać przypisane konkretnej osobie, ani bezpośrednio, ani pośrednio. Jest to forma zabezpieczenia danych zgodna z zasadą minimalizacji danych i ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. c i e RODO).

Do najczęstszych sytuacji, w których wymagane jest przeprowadzenie anonimizacji danych, należą:

• udostępnianie danych zewnętrznym partnerom (np. kancelariom prawnym, audytorom, dostawcom usług IT),
• publikacja danych na potrzeby badań naukowych, analiz statystycznych i benchmarkingowych,
• tworzenie dokumentacji do celów edukacyjnych, szkoleń wewnętrznych lub testowania systemów IT,
• przechowywanie dokumentów po upływie okresu, w którym istnieje podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych w postaci jawnej,
• przygotowywanie danych na potrzeby postępowań kontrolnych i administracyjnych.

W pracy Inspektora Ochrony Danych czas i precyzja są kluczowe. Redact to nowoczesne narzędzie, które automatyzuje proces anonimizacji dokumentów i wspiera IOD w wielu aspektach jego codziennej pracy:

• Elastyczność i precyzja – można wyszukać konkretne słowa lub frazy w dowolnym języku. System znajdzie wystąpienia szukanej frazy w całym dokumencie. Następnie przedstawi wyniki i decyzją użytkownika zredaguje wszystko lub tylko wybrane elementy.
• Gotowe wzorce redakcji – system automatycznie wyszuka konkretne typy informacji (łącznie aż 23), w tym kluczowe dane osobowe zgodnie z RODO, a użytkownik zdecyduje, które z nich mają być ukryte.
• OCR (Optical Character Recognition) – technologia nie tylko odczytuje cały tekst dokumentu ze skanów (PDF, JPG etc.), ale zapewnia najwyższą precyzję nawet w trudnych warunkach: działa na skanach bardzo niskiej jakości – tam, gdzie konkurencyjne systemy się poddają, rozpoznaje dokumenty obrócone pod dowolnym kątem i obsługuje pismo odręczne.
• Brak ograniczeń – niezależnie z jakimi dokumentami Inspektor ma do czynienia, Redact sobie poradzi. System obsługuje pliki w aż 25 formatach i 80 językach.
• Zgodność z RODO – wspiera spełnienie wymogów w zakresie zabezpieczenia danych oraz rozliczalności (art. 32 i 5 ust. 2 RODO).

Przykłady zastosowania w praktyce:

• Anonimizacja dokumentów przekazywanych na zewnątrz – np. do kancelarii prawnych – podczas przekazywania dokumentacji klienta do zewnętrznego dostawcy usług prawnych, Redact umożliwia szybkie usunięcie danych wrażliwych, chroniąc prywatność klienta.
• Tworzenie materiałów szkoleniowych z anonimizacją danych osobowych – Redact usuwa dane wrażliwe, zachowując strukturę i wartość edukacyjną dokumentów.
• W ramach kontroli zewnętrznej Redact wspiera Inspektora w szybkim przygotowaniu dokumentacji bez ryzyka nieumyślnego ujawnienia danych osobowych.

Rola Inspektora Ochrony Danych w organizacji jest niezwykle odpowiedzialna i złożona. Obejmuje nie tylko znajomość przepisów, ale też praktyczne działania na rzecz bezpieczeństwa danych osobowych. IOD to doradca, strażnik zgodności, trener oraz kontakt z organem nadzorczym w jednej osobie.

W dobie cyfryzacji i rosnących zagrożeń, wsparcie technologiczne – takie jak Redact – staje się nieodzownym narzędziem w arsenale każdego IOD. Narzędzie to nie tylko usprawnia codzienne obowiązki, ale również minimalizuje ryzyko błędów i przyczynia się do budowy kultury bezpieczeństwa informacji w organizacji. Dzięki niemu Inspektor Ochrony Danych może skupić się na analizie ryzyk i doradztwie, zamiast na manualnym usuwaniu danych osobowych z dokumentów.

Zadbaj o zgodność z RODO, oszczędź czas i zmniejsz ryzyko błędów. Postaw na Redact i chroń dane osobowe w swojej organizacji z najwyższą starannością.